Question 1

Banka referans mektubu üzerinde tarih bulunmaması nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması mümkün müdür?

Answer

Başvuru sahibi Nurhan Apaydın tarafından teklifi kapsamında sunulan banka referans mektubu incelendiğinde, anılan belgenin Türkiye Halk Bankası A.Ş. Suluova Şubesi yetkilileri tarafından imzalanıp düzenlendiği, idarenin adı kısmında İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Yükseköğretim Kurumları Amasya Üniversitesi, başvuru sahibinin adı kısmında Nurhan Apaydın ifadelerin yer aldığı ancak söz konusu belgede tarihin yer almadığı, bunun yanı sıra bahse konu belgenin ihalenin ilk ilan tarihinden sonra düzenlendiğini kanıtlayıcı nitelikte ihale adı veya ihale kayıt numarası (İKN) gibi bilgilere de belgede yer verilmediği görülmüştür. Bu çerçevede, başvuru sahibi tarafından sunulan banka referans mektubu üzerinde tarihin yer almaması veya anılan belgenin ihalenin ilk ilan tarihinden sonra düzenlendiğini gösterir kanıtlayıcı bir ibarenin belgede bulunmaması söz konusu belgenin ne zaman düzenlendiğinin anlaşılamamasına yol açmaktadır. Toplantı No: 2017/056 Gündem No: 58 Karar Tarihi: 08.11.2017 Karar No: 2017/UH.I-3016

Question 2

Banka referans mektubundaki tarih bilgisi sonradan tamamlatılabilecek bir eksiklik olarak kabul edilebilir mi?

Answer

...İsteklilerin ekonomik ve mali yeterliklerini tevsik etmek amacıyla sunacakları banka referans mektuplarının ihalenin ilk ilan tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesinin zorunlu olduğu hususu ve ihale komisyonunca isteklilerden talep edilen açıklamaların hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemeyeceği hususu birlikte değerlendirildiğinde belge üzerinde yer alması gereken tarihin banka referans mektubunun asli bir unsuru olduğu, bu bağlamda sunulan belgede düzenleme tarihinin yer almamasının idare tarafından bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği sonucuna varılmış olup idarece başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.... Toplantı No: 2017/056 Gündem No: 58 Karar Tarihi: 08.11.2017 Karar No: 2017/UH.I-3016

Question 3

Banka referans mektubu üzerinde tarih bulunmayan istekliye ait teklif değerlendirme dışı bırakılabilir mi?

Answer

...Başvuruya konu ihalede, idari şartnamenin 7.4 üncü maddesinde, aktarılan mevzuat hükmüne uygun düzenlemeler yapılarak banka referans mektubu sunulması hususuna yeterlik kriterleri arasında yer verildiği anlaşılmıştır. Başvuru sahibince sunulan banka referans mektubu incelendiğinde; referans mektubu üzerinde düzenlenme tarihi bulunmamasına rağmen, ihaleyi yapan idare ile ihalenin adlarının yazılı olduğu görülmüş olup, bu husus, söz konusu belgenin ilgili banka tarafından ihale ilan tarihi ile ihale tarihi arasında düzenlenmiş olduğuna karine teşkil etmektedir. 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesinde; ihale komisyonunun talebi üzerine idarenin tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebileceği, ancak bu açıklamanın, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmeyeceği ve yapılmayacağı, tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verileceği, ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak isteneceği, belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan isteklilerin değerlendirme dışı bırakılacağı ve geçici teminatlarının gelir kaydedileceği hüküm altına alınmıştır. Ayrıca, Kamu İhale Genel Tebliğinin 16.6.1 inci maddesinde; “İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak, a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.”açıklaması yer almaktadır. İncelenen ihalede, başvuru sahibince ilgili bankadan temin edilen, ilgili banka tarafından düzenlenmiş banka referans mektubunda düzenleme tarihi bilgisinin yer almaması, belgede ihale ve idarenin adlarının bulunduğu da dikkate alınarak, belgenin esasını etkiler nitelikte görülmemiştir. Bu itibarla, idarece 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesi uyarınca söz konusu bilgi eksikliği tamamlatılmaksızın başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde hukuki isabet bulunmadığı sonucuna varılmıştır.... Toplantı No: 2011/071 Gündem No: 69 Karar Tarihi: 03.11.2011 Karar No: 2011/UH.I-3713

Question 4

Banka referans mektubu üzerinde ihaleyi yapan idarenin adının bulunmaması nedeniyle teklif değerlendirme dışı bırakılabilir mi?

Answer

...İhaleye ait idari şartnamenin 7.4.1 maddesinde, isteklilerin teklif ettikleri bedelin % 10'undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayri nakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunmalarının zorunlu olduğu belirtilmiştir. Yukarıda anılan mevzuat hükümleri ile idari şartnamedeki düzenleme uyarınca, istekliler tarafından sunulacak banka referans mektuplarının Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin EK-1’ inde yer alan banka referans mektubu standart formuna ( KİK025.0/H) uygun olarak düzenlenmesi gerekmektedir. Söz konusu standart formda, isteklinin adı, soyadı, ticaret unvanı, bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayri nakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatına ilişkin bilgiler ile banka yetkililerin isim, unvan ve imzalarının yer alması öngörülmüştür. Bu çerçevede ihale üzerinde kalan isteklinin sunduğu banka referans mektubunun standart forma uygun olarak düzenlendiği anlaşılmış olup, banka referans mektubunda yer alması gereken zorunlu bilgiler arasında ihaleyi yapan idarenin adı ve/veya adresi bulunmadığından, ihale üzerinde kalan isteklinin sunduğu banka referans mektubunun ihale komisyonu başkanlığına hitaben düzenlenmiş olmasının mevzuata aykırılık taşımadığı sonucuna varılmıştır.... Toplantı No: 2012/012 Gündem No: 6 Karar Tarihi: 14.02.2012 Karar No: 2012/UH.I-868

Question 5

Banka referans mektubunu imzalayan banka yetkililerinin isimlerinin yazılmamış olması nedeniyle teklif değerlendirme dışı bırakılabilir mi?

...13.08.2009 tarihli ihale komisyon kararı ile, ihale dokümanı kapsamında yer alan KİK.025.0/H kod nolu banka referans mektubu standart formunda imzalayan banka yetkililerinin isim, unvan ve imzalarının bulunması gerektiği belirtilmesine rağmen, başvuru sahibi istekli Accor Servisleri International A.Ş. tarafından sunulan banka referans mektubunda sadece imza olduğu, imzalayan kişilerin isim ve unvanları bulunmadığından belge uygun görülmeyerek teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verildiği görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında Fortis Bank A.Ş. İstanbul Boğaziçi Ticari Şubesi tarafından düzenlenen 22.07.2009 tarihli banka referans mektubu sunulduğu, anılan belgede Fortis Bank A.Ş. İstanbul Boğaziçi Ticari Şubesi ibaresinin altında iki imzanın bulunduğu anlaşılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 34 üncü maddesinde; “Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye’de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

…

Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.” hükmü yer almaktadır.

Fortis Bank A.Ş. tarafından düzenlenen 22.07.2009 tarihli banka referans mektubunda her ne kadar imza sahiplerinin adı, soyadı ve unvanlarının bulunmadığı görülmüş olsa da, söz konusu belgede iki imzanın bulunması belgenin hukuken geçerli bir belge niteliğini kazanması sonucunu doğuracaktır. Nitekim Türk Ticaret Kanunun 321 inci maddesinde de anonim şirket adına tanzim edilecek evrakın geçerli olması için ana sözleşmede aksine hüküm olmadığı takdirde temsile yetkili olanlardan ikisinin imzasının yeterli olduğu hükme bağlanmıştır.

Diğer taraftan, banka referans mektubunda imzalayan kişilerin isim ve unvanları bulunmaması sebebiyle idarede tereddüt hasıl olması durumunda Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 34 üncü maddesine göre ilgili bankadan banka referans mektubunun teyidinin yapılması mümkün iken herhangi bir araştırma yapılmaksızın başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır...

Toplantı No: 2009/068 Gündem No: 26 Karar Tarihi: 17.09.2009 Karar No: 2009/UH.III-2358

Answer

...Başvuru sahibinin teklif dosyası incelendiğinde, Finansbank A.Ş. Birlik Mahallesi Şubesi’nin iki yetkilisi tarafından düzenlenmiş, Finansbank A.Ş. Sivas Şubesi’nin iki yetkilisi tarafından “aslı gibidir” şerhine yer verilerek onaylanmış banka referans mektubunun sunulduğu görülmektedir. Başka bir ifadeyle, Finansbank A.Ş. Birlik Mahallesi Şubesi tarafından düzenlenen banka referans mektubunun fotokopisinin, aynı bankanın başka bir şubesi tarafından “aslı gibidir” kaşesi kullanılarak imzalandığı ve başvuruya konu ihalede bu ıslak imzalı banka referans mektubunun sunulduğu anlaşılmıştır. Sonuç olarak, başvuru sahibi tarafından sunulan banka referans mektubunda belgeyi ilk olarak düzenlediği anlaşılan Finansbank A.Ş. Birlik Mahallesi Şubesi’nin iki yetkilisinin imzaları ıslak imza olmamakla birlikte, belge üzerinde yer alan Finansbank A.Ş. Sivas Şubesi’nin iki yetkilisinin imzalarının ıslak imza olduğu hususu ve sunulan belgenin niteliği dikkate alındığında, başvuru sahibinin teklifinin bu gerekçeyle değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı neticesine varılmıştır. Kaldı ki anılan Yönetmelik’in “Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 34’üncü maddesindeki “…(4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.” hükmü çerçevesinde adı geçen belgenin idarece teyit edilmesi de mümkündür. Bununla birlikte şikâyetçinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin birinci iddiaya konu gerekçenin uygun bulunduğu dikkate alındığında, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işlemi nihai olarak yerinde olduğundan, dördüncü iddia bakımından düzeltici işlem tesis edilmesine gerek bulunmadığı sonucuna varılmıştır.... Toplantı No: 2014/079 Gündem No: 29 Karar Tarihi: 28.11.2014 Karar No: 2014/UH.III-3883

Answer

...İdarece gönderilen bilgi ve belgelerden başvuru sahibi tarafından sunulan banka referans mektubunun uygun görülerek ihalenin 19.11.2015 tarihli komisyon kararı ile üzerinde bırakıldığı ancak ihale işlem dosyasının Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’nca ön mali kontrol yapılması sonucunda başvuru sahibi tarafından teklif zarfı kapsamında sunulan banka referans talep formunun Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 34’üncü maddesinde yer alan hükme uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması gerektiğinin 03.01.2015 tarih ve 177719 sayılı yazısı ile bildirilmesi üzerine alınan 15.12.2015 tarihli ikinci ihale komisyonu kararı ile teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan 34’üncü maddesinin birinci fıkrasında teklif zarfı kapsamında sunulan banka referans mektubunun ihalenin ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olmasının zorunlu olduğunun hükme bağlandığı, başvuru sahibi tarafından teklif zarfında yer verilen bahse konu belgede belge düzenleme tarih bilgisi haricinde ki yukarıda aktarılan mevzuata hükmü gereği zorunlu diğer unsurları taşıdığı, ayrıca belgede yer alması zorunlu olmamakla birlikte ihaleyi yapan idarenin ve başvuruya konu ihalenin adının da yer aldığı, bu hususun söz konusu belgenin ilgili banka tarafından ihale ilan tarihi ile ihale tarihi arasında düzenlenmiş olduğuna karine teşkil edeceğinden tarih bilgisinin eksikliğinin belgede ihale ve idarenin adlarının bulunduğu da dikkate alınarak belgenin esasını etkiler nitelikte olmadığı anlaşılmıştır. Bu itibarla idarece 4734 sayılı Kanun’un 37’nci maddesi uyarınca söz konusu bilgi eksikliği tamamlatılmaksızın başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde hukuki isabet bulunmadığı sonucuna varılmıştır.... Toplantı No: 2016/008 Gündem No: 71 Karar Tarihi: 28.01.2016 Karar No: 2016/UH.I-321

Question 6

Banka referans mektubunun aslı yerine başka bir şubesi tarafından "aslı gibidir" şeklinde onaylanmış suretinin sunulması durumunda teklif değerlendirme dışı bırakılabilir mi?

Question 7